Política de Conformidade (Compliance)

Compliance significa estar em conformidade com a legislação, a regulamentação, a autorregulação e os normativos internos, observar as melhores práticas de Governança Corporativa, além de gerenciar e mitigar o risco de “Conformidade”.

Sua gestão engloba a integridade, que é a conformidade específica para a prevenção, detecção, punição e remediação de fraudes e atos de corrupção, além da adesão a valores, princípios e normas de conduta, éticas e disciplinares, que visem ao sustento e à priorização do interesse público.

Seu propósito é assegurar o efetivo gerenciamento dos riscos de conformidade, com a prevenção e mitigação de exposições aos riscos legais, regulatórios e de conduta ética, atenuando a possibilidade de o Sistema Uniprime e suas cooperativas filiadas serem acometidas por penalidades administrativas ou criminais, sanções regulatórias, multas e danos reputacionais, que possam gerar prejuízos à imagem da cooperativa, decorrentes de falhas pelo descumprimento da legislação, regulamentação e demais normativos aplicáveis.

A Política de Conformidade é responsabilidade da alta administração da instituição, devendo ser compatível com o porte, a complexidade, a estrutura, o perfil de risco e o modelo de negócio da instituição, de forma a assegurar o efetivo gerenciamento do seu risco de conformidade, o qual deve ser gerenciado de forma integrada com os demais riscos incorridos pela instituição, nos termos da regulamentação específica

Ações de Conformidade: ações definidas para tratamento de riscos e para prevenção, identificação e correção de procedimentos que facilitem a ocorrência de falhas de conformidade;

Colaborador: pessoa física que tenha vínculo funcional com a Uniprime ou preste serviços mediante contrato ou outro tipo de acordo congênere;

Política de Conformidade: regras organizacionais que definem as finalidades, princípios e a estrutura de governança da gestão da conformidade no âmbito da Uniprime;

Riscos de Conformidade: eventos potenciais relacionados ao não cumprimento de normas ou fontes não normativas aplicáveis à instituição, englobando os riscos para a integridade, que representam ações ou omissões que possam favorecer a ocorrência de fraudes ou atos de corrupção e a não adesão a valores, princípios e normas de conduta, éticas e disciplinares, que visem ao sustento e à priorização do interesse público;

O principal objetivo desta Política é assegurar o efetivo gerenciamento do risco de conformidade, entendido como a possibilidade de a instituição sofrer perdas ou danos decorrentes de falhas na observância da legislação e da regulação a ela aplicáveis.

Tem por objetivo, também, disseminar sua prática em todos os níveis da cooperativa e deve ser seguida por todos os colaboradores da do Sistema Uniprime e cooperativas filiadas no desenvolvimento de suas atividades, em aderência às normas internas pautadas em conformidade com a regulamentação vigente, estabelecida pelo Conselho Monetário Nacional e Banco Central do
Brasil

Constituem diretrizes da Política de Conformidade:

• Estabelecer responsabilidades institucionais, garantido o comprometimento e o apoio da alta direção, para planejar, coordenar, liderar e implantar ações de conformidade;
• Estimular a adoção e o aprimoramento de controles que mitiguem riscos de conformidade;
• Agir com integração e padronização das ações de conformidade, em respeito às especificidades dos processos da cadeia de valor;
• Promover a seleção, o desenvolvimento e a realização de avaliações contínuas e/ou independentes da gestão de conformidade;
• Promover o do monitoramento contínuo das ações de conformidade;
• Ter autonomia da gestão de conformidade;
• Gerar a utilização e transmissão de informações relevantes, com qualidade e de forma integrada, para assegurar a efetividade da gestão de conformidade;
• Preservar a integridade pública e da boa reputação, ética e profissional;
• Promover a contínua ação da gestão de conformidade, a adequada estrutura organizacional e delegação de autoridade, eliminação de eventual conflito de interesse, estímulo ao desenvolvimento de pessoas e avaliação dos resultados da gestão de conformidade;
• Fortalecer as instâncias de integridade e a sua integração;
• Estimular o desenvolvimento de medidas que fomentem elevados padrões de conduta dos servidores e demais colaboradores;
• Apoiar à atuação das lideranças na promoção da integridade;
• Manter canais abertos para comunicação, esclarecimentos e denúncias referentes à integridade;
• Garantir respostas adequadas às violações éticas e disciplinares; e
• Manter Privacidade na concepção e Privacidade por padrão.

É de responsabilidade de todas as entidades e colaboradores do Sistema Uniprime observar e aplicar as diretrizes estabelecidas nesta Política.

5.1 Governança

Cada cooperativa singular filiada à Uniprime Central Nacional possui uma estrutura de governança independente e opera de forma descentralizada, em alinhamento com o Planejamento Estratégico, princípios e normas da Uniprime Central Nacional.

Esta Política deve orientar os membros da estrutura de governança da Uniprime Central Nacional e suas cooperativas filiadas de forma que os Conselhos de Administração e demais conselheiros a aprovem e a implementem, promovendo os complementos e outras orientações necessárias para adequação às características de cada cooperativa, incluindo Central e Singulares.

5.2 Conselho de Administração

• aprovar a Política de Compliance e disseminar padrões de integridade e conduta ética como parte da cultura da Cooperativa;
• assegurar a adequada gestão da Política de Conformidade na Cooperativa bem como a sua efetividade, aplicação e comunicação a todos os empregados e prestadores de serviços terceirizados relevantes;
• assegurar a comunicação da Política de Conformidade a todos os empregados e prestadores de serviços terceirizados relevantes;
• garantir que medidas corretivas sejam tomadas quando falhas de conformidade forem identificadas;
• proporcionar recursos e autoridade adequada para que toda equipe atuante no processo de conformidade desempenhe adequadamente sua função, sem restrições;
• acompanhar e avaliar, anualmente, a efetividade do gerenciamento do risco de compliance na Cooperativa;
• assegurar a adequada gestão da Política;
• garantir a existência dos canais de comunicação com a Diretoria, com o Conselho de Administração e com a Auditoria necessários para o relato dos resultados decorrentes das atividades relacionadas à função de Conformidade, de possíveis irregularidades ou falhas identificadas.

5.3 Conselho Fiscal

• Quando constituído, averiguar e fiscalizar o cumprimento da aplicação dessa Política pelo Conselho de Administração e pela Diretoria Executiva da Cooperativa.
• Na hipótese de a instituição optar pela não formalização do Conselho Fiscal, essa atribuição passará a ser exercida pela Supervisão Auxiliar;

5.4 Diretoria Executiva

• Implantar e divulgar a Política de Compliance, bem como assegurar sua observância, inclusive quando das atualizações dessa política por mudanças legais e alterações de normas internas ou externas;
• Estabelecer e manter o Setor de Compliance permanente, efetivo, independente e com adequada autoridade, com acesso irrestrito às áreas da instituição e às informações necessárias ao desempenho da função e com recursos adequados;
• Gerenciar efetivamente o risco de Compliance, avaliar os principais e seus respectivos planos de ação;
• Manter o Conselho de Administração informado sobre o gerenciamento do risco de Compliance e sua efetividade;
• Adotar medidas corretivas para o tratamento de não conformidades identificadas;
  Reportar ao Conselho de Administração falhas relevantes de Compliance, que possam gerar riscos legais, de sanções regulatórias, de imagem ou perdas financeiras relevantes.
• Revisar e acompanhar a solução dos pontos levantados no relatório de descumprimento de dispositivos legais e regulamentares elaborado pelo auditor independente e ou auditoria cooperativa;

5.5 Supervisão Auxiliar

A Supervisão Auxiliar deve incluir nos Programas de Auditoria: acompanhamento, análise dos planos de regularização dos apontamentos da Auditoria das Demonstrações Financeiras e da Auditoria Cooperativa. Também deve constar no relatório final a opinião do supervisor relativo aos planos de regularização. Na Uniprime, a Supervisão Auxiliar atua de forma centralizada através da Uniprime Central Nacional e dispõe de segregação de atividades entre o profissional responsável por atividades relacionadas à função de Conformidade e a Supervisão Auxiliar.

5.6 Agente de Conformidade

• No Sistema Uniprime as atividades referentes ao Compliance são executadas pelas Singulares. De acordo com o porte, a complexidade, a estrutura, o perfil de risco e o modelo de negócios do Sistema Uniprime, será nomeado um colaborador na Central e nas respectivas Singulares responsável pela execução das atividades relacionadas à função de conformidade sob a denominação Agente de Compliance/Conformidade.
• A Função de Conformidade do Sistema Uniprime/Agente de Compliance/Conformidade, segregada dos demais setores deverá, no mínimo:
• testar e avaliar, da aderência da Cooperativa ao cumprimento dos regulamentos, normas, políticas e leis existentes e da observância dos princípios éticos e normas de conduta prevista no Código de Ética do Sistema Uniprime;
• assegurar a existência de procedimentos normatizados associados aos processos e controles internos a fim de mitigar os riscos operacionais e de conformidade;
• assegurar a adequada implementação da segregação de funções nas atividades da instituição, a fim de evitar conflito de interesses;
• monitorar o processo de Prevenção à Lavagem de Dinheiro;
• estimular e disseminar a cultura de Prevenção à Lavagem de Dinheiro, por meio de treinamentos específicos;
• assegurar que todos os itens de auditoria relacionados à não conformidade com as leis, regulamentações e políticas sejam prontamente atendidos e corrigidos pelas várias áreas da instituição financeira;
• prestar suporte ao Conselho de Administração e à Diretoria Executiva a respeito da observância e da correta aplicação desta política de conformidade;
• relatar ao Conselho de Administração e à Diretoria Executiva sistematicamente e tempestivamente os resultados das atividades relacionadas à função de compliance;
• prestar suporte às demais áreas e apoiar na capacitação de todos os colaboradores e prestadores de serviços em relação aos assuntos relativos à conformidade.
• revisar e acompanhar a solução dos pontos levantados no relatório de descumprimento de dispositivos legais e regulamentares elaborado pela auditoria e auditor independente;
• elaborar relatório, com periodicidade mínima anual ao Conselho de Administração, contendo o sumário dos resultados das atividades relacionadas à função de conformidade, suas principais conclusões, recomendações e providências tomadas pela administração da Cooperativa;
• avaliar anualmente a eficácia dos controles internos por meio de processo de avaliação dos controles efetuados pelos gestores dos departamentos;
• testar e avaliar a aderência da Cooperativa ao arcabouço legal, à regulamentação interna, às recomendações dos órgãos de supervisão e, quando aplicáveis, aos códigos de ética e de conduta;
• prestar suporte ao Conselho de Administração e à Diretoria Executiva a respeito da observância e da correta aplicação dos itens mencionados no item acima, inclusive mantendo-os informados sobre as atualizações relevantes em relação a tais itens;
• auxiliar na informação e na capacitação de todos os Colaboradores e dos prestadores de serviços terceirizados relevantes, em assuntos relativos à conformidade;

5.7 Gerentes de áreas

• Efetuar o acompanhamento sistemático dos controles internos sob sua responsabilidade e registrar anualmente no sistema a avaliação dos controles;
• Acompanhar e verificar a eficácia dos controles definidos para sua respectiva área;
• Informar o Agente de Compliance/Conformidade sobre desvios e novos riscos em virtude de modificações dos processos que exijam adequação dos controles;
• Solicitar ao Agente de Compliance/Conformidade a atualização de manuais e normativos sempre que necessário.
• Contribuir com a disseminação da cultura de Compliance, promovendo alto nível de conformidade em todos os processos e valorizando seus benefícios perante a equipe.

5.8 Demais Colaboradores

• Zelar pelo cumprimento de todos os aspectos relacionados a esta Política de Conformidade (compliance);
• Comunicar o Agente de Conformidade eventuais desvios sempre que forem observados;
• Agir de forma ética e de acordo com os princípios e normas definidos pelo Sistema Uniprime.
• Contribuir, de forma permanente, com a disseminação da cultura de Compliance da instituição;
• Manter o compromisso de conhecer os processos e normativos internos acerca dos trabalhos desenvolvidos sob sua responsabilidade;

A presente Política, em seu inteiro teor, deve estar acessível a todos os colaboradores do Sistema Uniprime, partes interessadas e sociedade em geral para garantir a plena comunicação e capacitação:

• aos Gerentes Gerais para plena compreensão da Política e também para sua capacitação como educadores dos integrantes de suas equipes, com o mesmo propósito;
• aos Colaboradores com atribuições específicas que demandam aprendizagem especializada sobre determinados temas da Política; e
• aos demais colaboradores para assegurar o conhecimento, e para promover o comprometimento com Atuação Ética, Íntegra e Transparente.

Esta política aplica-se ao Sistema Uniprime e suas Cooperativas Singulares Filiadas; membros do Conselho de Administração e do Conselho Fiscal; aos diretores, gerentes, coordenadores e todos os demais colaboradores; assessores, parceiros, prestadores de serviços terceirizados, fornecedores e cooperados do Sistema Uniprime.

Esta Política tem como embasamento legal a Resolução 4.595, aprovada pelo Conselho Monetário Nacional no dia 28 de agosto de 2017 e normativos complementares posteriores.

Esta Política deve ser aprovada pelo Conselho de Administração e em Assembleia Geral, comunicada a todos os colaboradores e partes externas relevantes para o necessário cumprimento.

A presente Política deverá ser atualizada sempre que houver alterações substantivas em procedimentos ou legislações que afetem o assunto. Esta Política entra em vigor a partir da data de sua aprovação.